Organize melhor seu escritório: conheça o programa 5 Sensos

Uma casa ou um escritório bagunçado reflete uma mente ou um negócio caótico. Além do mais, todos saem perdendo. Os funcionários perdem em produtividade ao gastar tempo procurando documentos, acessórios e recursos para resolver urgências. A empresa também perde, já que um ambiente de trabalho desleixado acaba desdiaencorajando futuros clientes que chegam para uma reunião.

escritorios dicas: 5 sensos

Para não deixar que problemas de organização arruínem sua empresa, siga aqui minhas dicas da Marta e pense em implantar um dos sistemas de qualidade mais famosos do mundo. Trata-se do 5S – um programa japonês para escritórios baseado nos seguintes princípios: Utilização (Seiri), Ordenação (Seiton), Limpeza (Seiso), Saúde (Seiketsu) e Autodisciplina (Shitsuke). O método tem como objetivo mobilizar todos os funcionários a adotarem hábitos que levem à Qualidade Total.

escritorio 5 sensos

O princípio de Utilização refere-se à eliminação do que é inútil. No escritório, passa a ser permitido apenas o que é extremamente necessário – o que não inclui plantas, alimentos, porta-retratos, cosméticos e objetos de decoração em geral. Tudo o que for sobressalente sobre a mesa também é proibido e deve ficar em local próprio de estocagem. Por exemplo: se houver duas canetas azuis em sua mesa, uma deve ser colocada no estoque.

 

Mais dicas da Marta:  para seguir o princípio de Ordenação, é necessário organizar o espaço de forma eficaz, colocando cada documento ou acessório em gavetas ou armários devidamente identificados. Pastas e caixas também devem ser etiquetadas. Assim, quando você estiver doente ou numa viagem de negócios, outro profissional pode dar continuidade ao seu trabalho.

 

O princípio de Limpeza está baseado no fato de que você não deve deixar a higienização do seu local de trabalho apenas nas mãos da faxineira. Para isso, panos e produtos de limpeza têm de estar sempre disponíveis em um compartimento específico no escritório. Todos os dias, você deve limpar sua mesa e seu computador.

escritorio 5S

Para seguir o princípio de Saúde, é preciso evitar o aparecimento de agentes que possam intervir na limpeza e organização da empresa. Comer em frente ao PC, por exemplo, é um dos fatores que podem causar desordem, já que o alimento pode sujar sua mesa e até danificar documentos.

 

O princípio de Autodisciplina consiste em rotinizar e padronizar a aplicação dos sensos citados e incentivar o aprimoramento de cada um.

 

As regras parecem rígidas, mas trazem resultados concretos. Um exemplo está no fato de grandes empresas utilizarem o método há anos. Os Correios é uma das gigantes que aplicam o 5S em seus escritórios de administração e comunicação.

Deixe uma resposta

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s