O que você precisa para preparar uma reunião

A preparação de reuniões é um momento complexo, pois há muitos detalhes a serem verificados e ajustados antes do momento do encontro para a discussão de negócios, tais como a pauta, os materiais, papéis, canetas, estrutura física, entre muitos outros. Assim, na tentativa de ajudar a lidar mais tranquilamente com este momento fundamental, as dicas da Marta têm o propósito de  dar algumas sugestões que otimizarão o tempo de organização do evento.

ambiente reuniao

Antes de tudo, é fundamental que seja elaborada uma agenda com toda a programação do evento. O registro precisa conter um esquema básico, sem ser totalmente inflexível, pois novas tópicos sempre aparecem. O fundamental nesta etapa é ter foco na elaboração da agenda. Esta precisão será fundamental para o sucesso da reunião.

agenda reuniao

Envie o roteiro prévio para todos os membros da reunião. Assim, todos serão informados a respeito de como deverão se preparar, que tipo de informações levar ou estudar, garantir acesso a relatórios e dados já existentes que se relacionem ao tema do encontro, além dos dados básicos do encontro: local, data e duração estimada. Se todos estiverem cientes de da programação, certamente a produtividade do encontro será ampliada.

 

A estrutura física e logística do local de reuniões também é um ponto importante. Deve-se garantir que todos os participantes tenham papéis, notebooks ou tablets para fazer anotações, café, água, além de canetas e climatização adequada – sempre um pouco mais fria do que a temperatura ambiente.

reuniao

Outro aspecto muito importante: deve-se definir com clareza quem elaborará a ata da reunião. A ata é um documento que registra textualmente as deliberações do encontro e que se torna público posteriormente. O redator da ata não deve ser o líder da reunião para garantir isenção na elaboração do documento.

O que achou das dicas da Marta para o bom preparo de uma reunião de negócios? O fundamental é ter em mente: muito além de simples papéis, ou cafézinhos, é a prática da organização. Caso contrário, haverá prejuízos em tempo, dinheiro e produtividade.

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