Dicas para organizar seus documentos

Organizar documentos é uma atitude fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa ou escritório. O uso de pastas, arquivos ou fichários é muito importante para manter os documentos mais relevantes sempre à mão quando precisar, além de dar proteção e guardar em segurança os documentos mais antigos, mas que precisam ser armazenados adequadamente. A seguir, falaremos um pouco mais sobre formas de arquivamento e organização de documentos. Confira aqui as dicas da Marta.

pastas arquivamento escritorio

Em primeiro lugar, que documentos devem ser mantidos arquivados? As escrituras, certidões, apólices de seguro, registro de bens, certificados e carteiras, papéis da Previdência Social, passaportes e demais documentos que se relacionem ao direito.

 

Há também a questão dos prazos em que os documentos deverão ser mantidos arquivados: um mês para comprovantes bancários e recibos de cartões; um ano para extratos de banco e de investimentos em geral, canhotos de cheque; apólices de seguro devem ser mantidas na empresa até que a vigência do seguro se encerre; cinco anos para contas, recibos e comprovantes de cartão. comprovantes de aluguel precisam ser mantidos pelo tempo de ocupação do imóvel e mais cinco anos depois; despesas relativas a condomínio devem ser conservadas ao longo do tempo de ocupação do imóvel e por dez anos além deste prazo.

pasta suspensa
Todo o material pode ficar em pastas com compartimentos diferentes (classificadoras) ou individuais (para cada um dos tipos de documento). Arquivos suspensos são opções tradicionais, mas não menos eficientes para organização dos papéis. Fichários são alternativas mais simples, na qual se pode manter documentos que não demandem tanto cuidado de segurança.

 

Em tempos de cultura digital, um dos maiores problemas é o excesso de papel, logo, o volume de informações poderia ser digitalizado, ocupando, assim, menos espaço físico e uso de pastas. Entretanto, é importante manter em mente que alguns documentos precisam existir de maneira física, ou seja, como papel.

pasta suspensa arquivoAs categorias que apresentamos podem servir de critério para o arquivamento de diversas modalidades de documentos importantes. Portanto, cada assunto e função devem ter um espaço próprio, facilitando a rápida localização dos itens buscados no dia-a-dia da empresa.

Aproveite as dicas da Marta para fazer de seu local de trabalho um ambiente mais leve e organizado.

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