Etiqueta no telefone

As ligações telefônicas podem revelar muito sobre as características de um profissional e revelar seu nível de comprometimento com o trabalho. Por isso, as regras de etiqueta telefonemas recebidos no escritório precisam ser respeitadas, para que possíveis clientes ou parceiros comerciais não se sintam desprestigiados por um atendimento malfeito. A seguir, confira dicas da Marta sobre como se comportar nessas situações e obter sucesso.

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Quando se fala ao telefone, um interlocutor sempre faz um julgamento, baseando-se por aspectos como dicção, clareza na organização de pensamentos, boa compreensão do que é pedido e próatividade. Alegria e leveza na voz também são enormes diferenciais em um atendimento, pois transmitem prazer e confiança. Baseando-se nisso, devem-se evitar palavras como “meu bem”, “querido”, “amor”, entre tantas outras, que são características de relacionamentos íntimos, não compatíveis com um momento profissional;

 

A atenção ao interlocutor deve ser absoluta. Jamais fazer uso de gomas de mascar, ou de barulhos em sua mesa ou próximo ao fone. Caso contrário, certamente a pessoa que estiver na outra linha se sentirá relegada a segundo plano. Se o telefonema recebido for para alguém ausente do escritório, não deixe de anotar, atentamente a data e hora do contato, o número de telefone e, se possível, o assunto a respeito do qual se deseja tratar.

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Caso esteja em meio a um encontro ou reunião de trabalho, deixe o telefone de lado. As exceções são os casos de urgência absoluta. Para os celulares, a regra é a de conhecimento geral: desligá-los antes do início do evento. Jamais faça ligações demoradas em ambiente profissional. Sobretudo as relativas a encontros amorosos e assuntos familiares.

 

Sempre faça um retorno do telefonema, mesmo nos casos em que o número não é conhecido. Podem ser oportunidades de negócio. Não tenha timidez em dizer que naquele momento específico não pode atender à pessoa do outro lado da linha, diga que irá retornar com mais calma em outro momento. Jamais deixe de fazer esse novo contato. Tal atitude soa muito importante e respeitosa;

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Não permita que o interlocutor precise ficar aguardando um longo período na linha. O ideal, em situações como essa, é a sinceridade: diga que está com algo para resolver, mas que falará em breve. Caso o contato seja interrompida, por queda na linha, o responsável por retorná-lo é a pessoa que ligou.

 

Caso seja necessário deixar uma mensagem em secretária eletrônica, tenha objetividade e clareza: diga nome, assunto, local de trabalho – se for o caso – e seu número de contato.

 

Gostou das dicas da Marta sobre etiqueta em ligações telefônicas? Aproveite-as para seu sucesso profissional!

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