Dez dicas sobre o Excel que você deve conhecer para agilizar seu trabalho

Quem trabalha com escritório virtual muitas vezes precisa usar o Excel para fazer planilhas e demonstrativos, mas há dez dicas de atalhos que podem melhorar bastante o desempenho da sua informática e ajudar a otimizar o tempo das tarefas. Por isso, preste atenção nessas dicas e veja a diferença que elas podem fazer na hora de montar o seu documento no escritório virtual.

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Se você precisar passar um documento para PDF, mas não tem Adob Acrobat instalado, basta pegar o e-mail em questão, clicar em “Arquivo”, “Imprimir” e selecionar “Microsoft Office Document Image Writer”. Voilá! Acaba de criar um documento inalterável para mandar para seu cliente.

Para adicionar dados de uma página da internet para uma planilha do Excel de forma a poder manipulá-los, clique em “Abrir”, digite o endereço da página da web e clique para abrir. A página inteira vai diretamente para a planilha, onde você pode selecionar os dados que quer.

Melhore o desempenho do seu escritório virtual criando um registro de chamadas com uma planilha de mês com colunas com “Nome”, “Hora” e “Motivo”. Limpe conforme necessário, mas não sem antes salvar cada uma para guardar como arquivo.

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Use o Filtro Automático para encontrar determinados critérios sobre clientes em planilhas grandes, clicando na primeira coluna para destacar a planilha, depois “Dados”, “Filtro”, “Filtro Automático” e, nas caixas suspensas que aparecerão no topo das colunas, selecione os critérios que quer usar. Se quiser colocar um novo, clique em “Custom” e digite o que está procurando.

Vincule informações entre arquivos separados do Excel abrindo ou criando uma planilha com a célula de destino das informações cruzadas e digite “+”. Depois, clique na célula onde estão as informações que você quer copiar e tecle “enter”. Salve o arquivo novo, mas lembre-se de clicar em update cada vez que abrir esse novo documento para atualizar as infos.

Você pode contar somas de grandes planilhas, como quantos clientes compraram determinado produto quantas vezes por mês, todos os meses. Basta clicar na célula que você quer que mostra a sua nova contagem, digite “=count”, o intervalo de células que quer capturar e dê “enter”. Para dados não-numéricos repita o procedimento com “counta”.

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Para ver documentos Excel sem ter o próprio programa, você pode baixar os programas Microsoft Excel Viewer, Microsoft Word Viewer ou Microsoft Power Point Viewer, apenas para visuálizá-los, como o nome já diz.

Para calcular a diferença entre dois números, como uma porcentagem, use a função ABS e subtração (i), adição (+) e operadores (/), como: (B2-A2)/A2, clicando na opção “%” para transformar o resultado em percentagem.

Parta alterar a cor das guias de uma planilha, use o botão direito do mouse na folha e selecione “Tab Cor”.

Para se mover pela planilha sem o mouse, ficar por dentro de alguns atalhos ajuda bastante: desfazer (Ctrl + Z); refazer(Ctrl + Y); cut (Ctrl + X); copiar (Ctrl + C); colar (Ctrl + V); negrito (Ctrl +2); itálico (Ctrl +3); sublinhado (Ctrl +4); tachado (Ctrl +5); e lista suspensa (Shift + Ctrl + F Font).

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