Organizando e Economizando: Faça uma reunião perfeita em 7 passos!

– Você sabia que reuniões geram custos para a empresa? Atualmente existem soluções que podem ajudar na organização, produtividade das reuniões tornando-as extremamente eficientes. Confira nossas dicas e descubra como fazer uma reunião de sucesso!

 

Reuniões são essenciais e rotineiras na vida do escritório. Entretanto elas precisam ser organizadas previamente. Não adianta chamar os funcionários para uma reunião sem uma ideia em mente, é tempo perdido. E tempo perdido no trabalho é dinheiro perdido. Por isso, selecionamos algumas dicas que podem te ajudar a tornar suas reuniões de trabalho muito mais eficientes e rentáveis. Confira!

 

01.Tenha em mente o objetivo da reunião.

É a regra primordial da boa reunião: Evite ao máximo

convocar reuniões de última hora. Funcionários despreparados e sem esclarecimento do tema a ser debatido não objetivo-na-reuniao-220x162ajudam a criar soluções. Avise sempre com antecedência o intuito da reunião para que todos tenham tempo de apresentar opiniões e ideias acerca do assunto a ser tratado.

 

02.Convoque as pessoas certas para a reunião.

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Analise bem o tema da reunião e convoque a equipe certa para ela. Não chame funcionários que não estão envolvidos no projeto, esse tipo de atitude gera improdutividade, pois esse funcionário poderia estar fazendo outra tarefa que ajudaria muito mais no ambiente de trabalho.

 

03.Escreva as metas e objetivos da reunião.

 

Anote todos os tópicos a serem abordados com antecipação e leia no início da reunião. Dessa maneira os participantes criam ciência do que será debatido e analisado e podem ajudar a estendê-los e melhora-los.

 

04. Anote tudo.

Além de ter em mãos um “esqueleto” do que será debatido, anote todas as ideias que forem discutidas e que serão incorporadas ao escritório. É importante não perder nenhum detalhe importante do que foi dito, por isso anotar minuciosamente todas as sugestões e ideias válidas é parte importante da reunião.

05. Cronometre.

Reuniões devem ter o início estipulado e o final também. Cronometre o tempo que será usado para a reunião. Uma boa dica é levar um relógio e também cronometrar quanto tempo cada participante terá para falar, assim todos podem participar e ter o mesmo espaço na discussão.

 

06. Faça uma avaliação dos resultados.

Separe um tempo para fazer uma avaliação da reunião e indague os participantes sobre opiniões, visões, e o que pode ser melhorado. Recebendo críticas você consegue melhorar ainda mais a condução da reunião, fazendo com que as próximas sejam ainda melhores.

 

07. Tenha certeza que o funcionário é crucial para o andamento da reunião.

Nem todo mundo precisa participar. Reuniões geram despesas e roubam tempo produtivo dos funcionários do escritório. A melhor forma de saber se um funcionário deve ou não participar da reunião é fazer um breve cálculo do tempo gasto em reuniões x o custo da hora dos participantes. Assim você seleciona mais criteriosamente quem precisa estar na reunião e quem pode ficar de fora e só receber os resultados e assuntos que precisam ser tratados e modificados. Esteja atento e veja se realmente o participante convocado é mais produtivo fora ou dentro da reunião.

 

Fique atento. Conforme as últimas pesquisas realizadas sobre o que os funcionários acham de reuniões no ambiente de trabalho, aproximadamente 66% dos entrevistados afirmam que as reuniões, em sua maioria, são improdutivas e mal conduzidas. Por isso é de extrema importância que você planeje e conduza muito bem a reunião. Um bom líder que é firme em suas opiniões, mas também está disposto a ouvir seus funcionários, consegue melhores resultados e soluções eficazes para a melhoria da empresa. Reuniões geram gastos, então é crucial tornar o momento produtivo e um auxílio, não um prejuízo.

 

– Aplicativo crucial.

Baixe esse aplicativo e calcule quanto é gasto em uma reunião. Basta que o usuário digite o valor de sua hora de trabalho e acionando um cronômetro, é possível ver quanto dinheiro foi gasto pela empresa por funcionário com a reunião.

 

Ficou alguma dúvida? Quer dar uma sugestão? Entre em contato conosco. Comente!

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